Thủ tục thay đổi căn cước công dân trên đăng ký kinh doanh

Nhiều chủ doanh nghiệp và chủ hộ kinh doanh vừa đổi từ chứng minh nhân dân (CMND) sang căn cước công dân (CCCD) hoặc thẻ căn cước thì băn khoăn: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có phải sửa lại không, làm ở đâu, mất bao lâu, không làm có bị phạt không? Trong bài viết dưới đây, Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp Tin Legal tổng hợp hướng dẫn từng bước, kèm các lưu ý để tránh nộp thừa hoặc làm thiếu thủ tục.

1. Đổi CCCD có bắt buộc thay đổi đăng ký kinh doanh không?

1.1. Khi nào phải làm thủ tục?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi số giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật và một số chủ thể khác. Theo các tổng hợp pháp lý, những thông tin này khi đã được ghi nhận trong giấy phép thì bắt buộc phải cập nhật khi có thay đổi. Vì vậy, bạn cần làm thủ tục khi:

Người đại diện theo pháp luật (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch công ty…) đổi từ CMND sang CCCD hoặc thẻ căn cước và số giấy tờ thay đổi.

Chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên (cá nhân) đổi số giấy tờ.

Chủ hộ kinh doanh đổi số CCCD.

Người đại diện theo pháp luật mới thay thế người cũ (đây là thủ tục thay đổi người đại diện, không chỉ là cập nhật số CCCD).

1.2. Khi nào không phải làm?

1.3. Thẻ căn cước theo Luật Căn cước 2023 có ảnh hưởng gì?

Từ 01/7/2024, Luật Căn cước 2023 có hiệu lực. Theo một hướng dẫn pháp lý, người đại diện theo pháp luật có CCCD cấp trước khi luật có hiệu lực thì không cần đổi sang thẻ căn cước, vì CCCD vẫn có giá trị sử dụng đến hết thời hạn in trên thẻ. Nghĩa là bạn chỉ phải làm thủ tục đăng ký kinh doanh khi thực tế đã đổi giấy tờ và số trên giấy tờ có thay đổi.

Lưu ý thực tế của Tin Legal: người đang dùng CCCD gắn chip 12 số khi đổi sang thẻ căn cước thường giữ nguyên số định danh cá nhân, nên đa số trường hợp không phát sinh thay đổi số trên giấy chứng nhận đăng ký. Ngược lại, người dùng CMND 9 số đổi sang CCCD 12 số thì số giấy tờ khác hoàn toàn và phải cập nhật. Hãy đối chiếu số trên giấy chứng nhận đăng ký với giấy tờ mới trước khi quyết định có làm thủ tục không.

2. Những trường hợp cần cập nhật thông tin căn cước trên đăng ký kinh doanh

2.1. Cập nhật thông tin của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện doanh nghiệp thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp và đại diện doanh nghiệp trong các quan hệ pháp luật theo quy định.

Khi người đại diện theo pháp luật đổi sang thẻ Căn cước mới, doanh nghiệp cần xác định đây chỉ là cập nhật thông tin định danh hay đồng thời thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Nếu chỉ cập nhật thông tin căn cước của cùng một người, cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin phù hợp.

Nếu thay đổi sang người đại diện theo pháp luật khác, phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định; hồ sơ sẽ khác với hồ sơ chỉ cập nhật số căn cước.

Việc phân biệt đúng hai trường hợp này giúp tránh nộp sai loại hồ sơ hoặc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

2.2. Cập nhật thông tin của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông

Thông tin căn cước có thể xuất hiện trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập hoặc các cá nhân khác thuộc trường hợp pháp luật quy định.

Theo Điều 121 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể đề nghị cập nhật thông tin thẻ Căn cước của các cá nhân thuộc phạm vi điều chỉnh của điều khoản này.

Doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ thực tế để xác định:

Cá nhân nào đang có thông tin CMND/CCCD cũ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;

Thông tin đó nằm trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay chỉ được lưu trong hồ sơ, cơ sở dữ liệu;

Việc cập nhật có làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký thay đổi hay không;

Có phát sinh thay đổi vốn, tỷ lệ sở hữu, thành viên, cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền hay không.

Không phải mọi thông tin của cổ đông đều được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, cần xác định chính xác dữ liệu cần cập nhật trước khi chuẩn bị hồ sơ.

2.3. Cập nhật thông tin căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cũng có thể cần cập nhật thông tin căn cước của chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

Theo quy định chuyển tiếp tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đã cấp có sử dụng thông tin CMND/CCCD vẫn được giữ nguyên giá trị sử dụng. Khi có nhu cầu cập nhật hoặc khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định mới, hộ kinh doanh có thể đề nghị cập nhật thông tin thẻ Căn cước.

Thủ tục của hộ kinh doanh được thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở, không áp dụng máy móc quy trình của doanh nghiệp.

3. Hồ sơ thay đổi căn cước công dân trên đăng ký kinh doanh

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hình đăng ký và bản chất của nội dung cần cập nhật. Doanh nghiệp cần phân biệt hồ sơ cập nhật thông tin căn cước với hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

3.1. Hồ sơ đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật thông tin thẻ Căn cước theo quy định chuyển tiếp tại Điều 121 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chuẩn bị giấy đề nghị theo mẫu áp dụng cho thủ tục cập nhật hoặc đăng ký thay đổi tương ứng.

Trên thực tế, nên chuẩn bị và rà soát các tài liệu sau:

Giấy đề nghị cập nhật hoặc đăng ký thay đổi thông tin theo mẫu hiện hành tương ứng với thủ tục thực hiện;

Thông tin định danh chính xác của cá nhân cần cập nhật;

Bản sao giấy tờ căn cước hoặc tài liệu liên quan trong trường hợp biểu mẫu, hệ thống hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu theo quy định áp dụng;

Văn bản ủy quyền và giấy tờ của người được ủy quyền, nếu người nộp hồ sơ không phải người có thẩm quyền trực tiếp thực hiện;

Các giấy tờ khác nếu đồng thời phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác.

Lưu ý: Không nên tự động coi bản sao thẻ Căn cước là thành phần bắt buộc trong mọi hồ sơ. Nghị định 168/2025/NĐ-CP có quy định về việc kê khai, đối chiếu và chia sẻ dữ liệu cá nhân; thành phần hồ sơ cụ thể cần được xác định theo thủ tục và biểu mẫu hiện hành tại thời điểm nộp.

3.2. Hồ sơ đối với hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh, cần xác định việc cập nhật căn cước có thuộc trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh theo Điều 100 hay cập nhật, bổ sung thông tin theo Điều 101 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Nếu là cập nhật thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không thuộc các trường hợp thay đổi nội dung được liệt kê tại Điều 100, hộ kinh doanh thực hiện theo thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin tại Điều 101.

Khi chuẩn bị hồ sơ, nên rà soát:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi hoặc cập nhật thông tin theo mẫu hiện hành;

Thông tin định danh chính xác của chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân cần cập nhật;

Bản sao giấy tờ liên quan nếu thuộc trường hợp pháp luật hoặc quy trình tiếp nhận yêu cầu;

Giấy ủy quyền và tài liệu liên quan nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.

Trường hợp dữ liệu căn cước trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa chính xác hoặc chưa thống nhất, cá nhân cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền để điều chỉnh dữ liệu trước khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh.

3.3. Trường hợp thay đổi căn cước đồng thời với nội dung đăng ký khác

Nếu doanh nghiệp đồng thời thay đổi người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, thành viên hoặc nội dung khác thuộc diện đăng ký thay đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo từng nội dung thay đổi tương ứng.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC vừa đổi số căn cước của người đại diện theo pháp luật, vừa thay người đại diện theo pháp luật từ ông A sang bà B. Trong trường hợp này, công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, không chỉ thực hiện cập nhật căn cước của ông A.

Việc gộp các nội dung thay đổi phù hợp vào cùng một lần nộp hồ sơ có thể giúp giảm số lần thực hiện thủ tục, nhưng cần bảo đảm hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu của từng nội dung.

4. Trình tự, thủ tục cập nhật căn cước trên đăng ký kinh doanh

4.1. Bước 1: Rà soát thông tin cần cập nhật

Doanh nghiệp đối chiếu thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp với thẻ Căn cước hiện tại của cá nhân có liên quan.

Các thông tin cần kiểm tra gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân và những thông tin khác được yêu cầu trong biểu mẫu.

Nếu thông tin cá nhân trên dữ liệu dân cư không chính xác, cần xử lý việc điều chỉnh dữ liệu với cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện thủ tục có yêu cầu đối chiếu thông tin.

4.2. Bước 2: Xác định đúng loại thủ tục và chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp xác định hồ sơ thuộc một trong các trường hợp:

Cập nhật thông tin cá nhân, không làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký thay đổi;

Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

Cập nhật thông tin của hộ kinh doanh theo Điều 101 Nghị định 168/2025/NĐ-CP;

Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh theo Điều 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc xác định đúng thủ tục là bước quan trọng, bởi cơ quan tiếp nhận và mẫu hồ sơ của doanh nghiệp khác với hộ kinh doanh.

4.3. Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Đối với doanh nghiệp: Hồ sơ được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, theo quy định áp dụng đối với thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Đối với hộ kinh doanh: Hồ sơ được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Người nộp hồ sơ cần lưu giữ giấy tiếp nhận hồ sơ, mã hồ sơ hoặc thông tin xác nhận gửi hồ sơ để theo dõi tiến độ giải quyết.

4.4. Bước 4: Theo dõi và bổ sung hồ sơ nếu được yêu cầu

Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ theo thủ tục tương ứng. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc thông tin kê khai chưa đáp ứng yêu cầu, người nộp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung theo thông báo của cơ quan tiếp nhận.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin định danh và bảo đảm thông tin kê khai thống nhất với dữ liệu dân cư. Tránh tự ý thay đổi họ tên, ngày sinh hoặc số định danh trên hồ sơ nếu chưa có căn cứ xác nhận chính thức.

4.5. Bước 5: Nhận và kiểm tra kết quả

Sau khi thủ tục được giải quyết, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần kiểm tra kết quả và dữ liệu đăng ký đã cập nhật.

Các nội dung nên kiểm tra gồm:

Thông tin cá nhân được cập nhật đúng với dữ liệu căn cước;

Nội dung thay đổi khác, nếu có, được ghi nhận chính xác;

Thông tin trên giấy chứng nhận mới hoặc kết quả xác nhận thay đổi phù hợp với hồ sơ đã nộp;

Dữ liệu trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh được cập nhật theo kết quả giải quyết.

Sau đó, doanh nghiệp nên rà soát nhu cầu cập nhật thông tin tại ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, chữ ký số, hóa đơn điện tử và các hệ thống khác có lưu giữ thông tin định danh.

5. Có bị xử phạt nếu không cập nhật CCCD trên đăng ký kinh doanh không?

Không thể kết luận rằng doanh nghiệp đương nhiên bị xử phạt chỉ vì Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn ghi thông tin CMND/CCCD cũ.

Điều 121 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã quy định giấy chứng nhận được cấp có sử dụng thông tin CMND/CCCD vẫn được giữ nguyên giá trị sử dụng và cho phép cập nhật thông tin thẻ Căn cước khi có nhu cầu hoặc khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện đúng nghĩa vụ đăng ký thay đổi nếu có thay đổi thực tế thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu đăng ký. Ví dụ, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không thể được xử lý như trường hợp chỉ đổi giấy tờ tùy thân.

Để đánh giá rủi ro, cần xem xét bản chất thay đổi, nội dung đã kê khai, nghĩa vụ đăng ký tương ứng và quy định xử phạt đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh hành vi. Không nên suy luận rằng mọi trường hợp chưa cập nhật số căn cước đều bị xử phạt, hoặc ngược lại, cho rằng mọi trường hợp đều được miễn nghĩa vụ cập nhật.

6. Những lưu ý quan trọng khi cập nhật căn cước trên đăng ký kinh doanh

7.1. Không nhầm lẫn số CCCD với số định danh cá nhân

Khi chuẩn bị hồ sơ, cần phân biệt số trên giấy tờ căn cước với các thông tin định danh khác và kê khai đúng theo yêu cầu của biểu mẫu hiện hành.

Theo Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thông tin cá nhân trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp được kê khai và đối chiếu với dữ liệu lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định.

7.2. Kiểm tra tính thống nhất của dữ liệu cá nhân

Nếu thông tin khai trong hồ sơ không thống nhất với dữ liệu dân cư, việc xử lý hồ sơ có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và các thông tin liên quan.

7.3. Phân biệt cập nhật thông tin và thay đổi người đại diện theo pháp luật

Cập nhật căn cước là việc điều chỉnh thông tin định danh của cá nhân. Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thay đổi một nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, có hồ sơ và yêu cầu riêng.

Doanh nghiệp cần phân loại đúng để tránh nộp hồ sơ không phù hợp.

7.4. Rà soát các hệ thống liên quan

Sau khi cập nhật thông tin trên đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp nên rà soát dữ liệu tại các hệ thống liên quan như ngân hàng, thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội và chữ ký số.

Việc cập nhật tại cơ quan đăng ký kinh doanh không nên được hiểu là tất cả hệ thống khác tự động thay đổi ngay trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra từng hệ thống và thực hiện thủ tục bổ sung nếu được yêu cầu.

7. Sai lầm thường gặp

Nghĩ rằng cứ đổi CCCD là phải thay đổi đăng ký, trong khi số giấy tờ không đổi hoặc thông tin không được ghi trên giấy chứng nhận.

Ngược lại, đổi từ CMND 9 số sang CCCD 12 số nhưng không làm thủ tục vì “giấy tờ vẫn còn hạn”.

Quên giấy ủy quyền khi người nộp không phải người đại diện theo pháp luật.

Không rà soát danh sách chủ sở hữu hưởng lợi sau khi đổi giấy tờ.

Cập nhật đăng ký kinh doanh nhưng quên cập nhật ngân hàng, thuế điện tử, chữ ký số.

8. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Đổi CCCD gắn chip sang thẻ căn cước có phải thay đổi đăng ký kinh doanh không?
Trả lời: Nếu số định danh cá nhân giữ nguyên và các thông tin ghi trên giấy chứng nhận không đổi thì thường không phải làm thủ tục. Hãy đối chiếu lại số trên giấy chứng nhận với giấy tờ mới.

Câu hỏi 2: Có thể cập nhật CCCD cùng lúc với thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác không?
Trả lời: Có thể xem xét thực hiện đồng thời nếu các nội dung thay đổi thuộc trường hợp được phép xử lý trong cùng hồ sơ và hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật. Cần xác định chính xác từng nội dung thay đổi để sử dụng đúng biểu mẫu và tài liệu kèm theo.

Câu hỏi 3: Thay đổi CCCD của người đại diện theo pháp luật có phải thay đổi người đại diện không?
Trả lời: Không, nếu vẫn là cùng một người và chỉ thay đổi thông tin giấy tờ định danh. Nếu doanh nghiệp thay một người khác làm người đại diện theo pháp luật, phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc khi cập nhật CCCD/Thẻ căn cước mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp? Đừng để những sai sót nhỏ về thủ tục hành chính làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hay ảnh hưởng đến các giao dịch pháp lý của công ty. Hãy liên hệ ngay với Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp Tin Legal để được đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm hỗ trợ trọn gói, nhanh chóng và chính xác.